Πιστοποίηση των πληροφοριακών συστημάτων του ΟΑΕΔ

Κοινοποίηση στα Social Media

Στις 15 Νοεμβρίου 2012, ο Οργανισμός Απασχόλησης Εργατικού Δυναμικού έλαβε τη διάκριση με βάση το Ευρωπαϊκό Μοντέλο Επιχειρηματικής Αριστείας EFQM, για τα επίπεδα «Δέσμευση στην Επιχειρηματική Αριστεία – Committed to Excellence in Europe» και «Υιοθέτηση των Αρχών της Επιχειρηματικής Αριστείας». Με ωφελουμένους το ευρύτερο οικονομικά ενεργό ανθρώπινο δυναμικό (ανέργους & εργαζόμενους) της χώρας, ο ΟΑΕΔ συμμετείχε στη συγκεκριμένη διαδικασία αξιολόγησης. Η επιτυχής διαδικασία πιστοποίησής του αποτελεί ορόσημο στην προσπάθεια βελτίωσης των εσωτερικών λειτουργιών του και αναβάθμισης των παρεχόμενων Υπηρεσιών του.

Η διαδικασία αξιολόγησης πραγματοποιήθηκε από την Ελληνική Εταιρία Διοικήσεως Επιχειρήσεων (ΕΕΔΕ), η οποία είναι ο Εθνικός Εταίρος του Διεθνούς Οργανισμού EFQM. Μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης δόθηκε η ευκαιρία στα στελέχη του Οργανισμού να εντοπίσουν δυνατά σημεία, καθώς και σημεία προς βελτίωση.

Αντικείμενο της αξιολόγησης αποτέλεσαν τρία έργα αιχμής  τα οποία έχουν αναπτυχθεί από τον ΟΑΕΔ και εφαρμόζονται, παρουσιάζοντας συγκεκριμένα πλεονεκτήματα και μετρήσιμα αποτελέσματα στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης:

  1. Η νέα αναβαθμισμένη Διαδικτυακή Πύλη (portal) του Οργανισμού: Κεντρικό σημείο αναφοράς του portal είναι η δυνατότητα αυτόματης σύζευξης προσφοράς και ζήτησης εργασίας. Οι ενδιαφερόμενοι εργοδότες μπορούν να αναρτούν αγγελίες κενών θέσεων εργασίας και οι αναζητούντες εργασία να καταχωρούν τα βιογραφικά τους σημειώματα. Μέσω της μηχανής αναζήτησης κενών θέσεων εργασίας και βιογραφικών σημειωμάτων πραγματοποιείται ηλεκτρονικά σύζευξη κενών θέσεων με τα βιογραφικά που έχουν καταχωρηθεί, σύμφωνα με συγκεκριμένα κριτήρια, καθώς και με ενημέρωση και των δύο μερών για τα αποτελέσματα της αναζήτησης. με την παροχή Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών προς τους συναλλασσόμενους, συνεισφέρει στη μείωση της απαίτησης φυσικής παρουσίας τους και κυρίως στη διευκόλυνση της σύζευξης προσφοράς-ζήτησης εργασίας.
  1. Το νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ): Το σύστημα περιλαμβάνει  σε ενιαία μορφή, το συνολικό μητρώο συναλλασσομένων με τον Οργανισμό, ενώ παρέχει τη δυνατότητα υποβολής όλων των αιτήσεων (εγγραφής ανέργου, υπαγωγής σε προγράμματα του Ο.Α.Ε.Δ) με ηλεκτρονικό τρόπο. Οι υπαγωγές στα προγράμματα, οι πληρωμές επιδομάτων και παροχών, η έκδοση δελτίων ανεργίας, το επαγγελματικό προφίλ των συναλλασσομένων (βιογραφικό) με όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την εξατομικευμένη προσέγγιση, οι υποδείξεις των ανέργων σε θέσεις εργασίας και σε προγράμματα ενεργητικών πολιτικών για την απασχόληση καθώς και η  έκδοση στατιστικών στοιχείων, όλα γίνονται με ηλεκτρονικό τρόπο. Με βάση το σύστημα αυτό, όλες οι συναλλαγές γίνονται  υποχρεωτικά μέσω IBAN, καταργούνται οι επιταγές, ο Ο.Α.Ε.Δ. ελέγχει ηλεκτρονικά το 80% των προϋποθέσεων επιδότησης μέσω της ηλεκτρονικής διασύνδεσης με το ΙΚΑ (ένσημα) και το Υπ. Εσωτερικών (άδειες διαμονής αλλοδαπών) και από τις αρχές του επόμενου χρόνου το ποσοστό αυτό θα φτάσει το 95% με την ενεργοποίηση του συστήματος ΣΕΠΕ – Ο.Α.Ε.Δ.  (αναγγελίες πρόσληψης, καταγγελίες συμβάσεων, κλπ.).

Το σύστημα αυτό, σε συνδυασμό με το σύστημα οικονομικής διαχείρισης, διαχειρίζεται με απόλυτη ασφάλεια, διαφάνεια και εγκυρότητα περισσότερες από 5 εκατομμύρια συναλλαγές το χρόνο. Ο χρόνος διεκπεραίωσης των διοικητικών πράξεων μειώθηκε από 60 και πλέον, σε 3-5 ημέρες. Ομοίως μειώθηκε ο αριθμός των ζητουμένων δικαιολογητικών από τους πολίτες, καθόσον αντλείται η πλειονότητά τους ηλεκτρονικά. Τέλος μειώθηκε δραστικά η ανάγκη προσέλευσης πολιτών στις υπηρεσίες, καθότι καταργήθηκε η υποχρέωση για μηνιαία αυτοπρόσωπη παρουσία και περιορίστηκε σε μια φορά το τρίμηνο. Το σύστημα αποκλείει τις συνήθεις καταχρηστικές πρακτικές, όπως η πλαστογράφηση δημοσίων εγγράφων κ.λπ, ενώ συμβάλλει στην ηλεκτρονική διασταύρωση και τη διενέργεια των αναγκαίων ελέγχων. Πρέπει να επισημανθεί ότι πριν από τρία χρόνια υπήρχαν 120 επί μέρους μητρώα, για τη χειρόγραφη χορήγηση των παροχών, γεγονός που δυσχέραινε την οποιαδήποτε ελεγκτική διαδικασία και την οικονομική αποτίμηση. Σήμερα τα παραπάνω μητρώα αντικαταστάθηκαν με ένα νέο ενιαίο μητρώο για το σύνολο των ωφελουμένων προγραμμάτων, παροχών κ.λπ.

  1. Το Πληροφοριακό Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης (διπλογραφικό και από τα πλέον εξελιγμένα στη Δημόσια Διοίκηση), Ηλεκτρονικών Προμηθειών  και Διαχείρισης Υλικών:  Όλες οι λειτουργίες οικονομικής διαχείρισης διενεργούνται σε πραγματικό χρόνο στο σύνολο των υπηρεσιών του Οργανισμού, καλύπτοντας πλήρως τη διαχείριση τόσο των εθνικών, όσο και των κοινοτικών πόρων, με επακόλουθο την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού σε πραγματικό χρόνο (real time). Ο Ο.Α.Ε.Δ. πρωτοπορεί μεταξύ των δημοσίων οργανισμών στην ηλεκτρονική διαχείριση των προμηθειών στα κέντρα κόστους και τις οικονομικές του μονάδες. Το σύστημα διαθέτει ενσωματωμένη πλατφόρμα ηλεκτρονικών διαδικασιών, η οποία καλύπτει το σύνολο των διαδικασιών της προμήθειας, γεγονός που συμβάλλει στην περιστολή και τον εξορθολογισμό των δαπανών γενικότερα.

Αυτή η δυναμική μετάβαση του Οργανισμού στη νέα ψηφιακή εποχή την ανέδειξε και η διαδικτυακή πύλη ePractice.eu (http://www.epractice.eu), τονίζοντας την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, τη μείωση της γραφειοκρατίας, την ελαχιστοποίηση του χρόνου διεκπεραίωσης των διοικητικών λειτουργιών, την ασφάλεια των δεδομένων και συναλλαγών, την αντιμετώπιση καταχρηστικών πρακτικών και τη μείωση των λειτουργικών δαπανών.

Οι διακρίσεις αυτές οφείλονται κατά μείζονα λόγο στα στελέχη του Οργανισμού και αποτελούν μια ηθική επιβράβευση της προσπάθειας που καταβάλλουν τη δύσκολη αυτή περίοδο, ώστε να ανταποκριθούν στις ανάγκες των συναλλασσόμενων πολιτών με τον Οργανισμό. Δέσμευση όλων είναι η συνέχιση των προσπαθειών προς την κατεύθυνση αυτή.